【人事档案管理办法】为规范企业人事档案管理，确保员工信息的完整性、安全性与可追溯性，提升人力资源管理水平，特制定本《人事档案管理办法》。该办法适用于公司内部所有员工的人事档案管理工作，涵盖档案的建立、保管、查阅、更新及销毁等环节。
一、管理原则
1. 真实性：人事档案内容必须真实、准确，不得伪造或篡改。
2. 完整性：档案资料应全面，包括个人基本信息、教育背景、工作经历、奖惩记录等。
3. 保密性：档案信息属于个人隐私，未经授权不得泄露。
4. 规范性：档案管理应符合国家相关法律法规和公司制度要求。
二、档案内容
| 档案类别 | 内容说明 |
| 基本信息 | 姓名、性别、出生日期、身份证号、联系方式等 |
| 教育背景 | 学历证书、学位证书、毕业院校、专业等 |
| 工作经历 | 历任职务、工作单位、入职与离职时间等 |
| 合同信息 | 劳动合同、岗位职责、薪资待遇等 |
| 奖惩记录 | 获得的荣誉、表彰、处罚情况等 |
| 其他材料 | 健康体检报告、培训记录、技能证书等 |
三、档案管理流程
| 环节 | 流程说明 |
| 建立档案 | 新员工入职时，由人力资源部门统一建立电子与纸质档案 |
| 信息录入 | 个人信息需在系统中同步录入，并定期更新 |
| 档案保管 | 档案由人力资源部统一保管，实行专人专柜管理 |
| 查阅使用 | 需经审批后方可查阅，查阅人需登记并签署保密协议 |
| 档案更新 | 员工信息变动时，应及时更新档案内容 |
| 档案销毁 | 员工离职后，档案保存期限按相关规定执行，到期后按规定销毁 |
四、责任分工
- 人力资源部：负责档案的日常管理、更新与维护；
- 各部门负责人：配合提供员工相关信息，确保档案内容准确；
- 档案管理员：具体负责档案的整理、归档与安全保管。
五、注意事项
1. 严禁擅自复制、外借或传播档案信息；
2. 档案管理人员需定期检查档案存放环境，防止损坏或遗失；
3. 对于涉及敏感信息的档案，应加强权限控制；
4. 档案管理应定期进行自查与审计，确保合规性。
通过本办法的实施，能够有效提升人事档案管理的规范化水平，为企业的组织发展和员工管理提供坚实的数据支持。